Processus de soumission et de révision des études du Réseau

Le processus de soumission et de révision des études du Réseau se déroulera désormais en deux étapes. La première étape est l’inscription d’une proposition de recherche par le biais d’une lettre d’intention (LI). Les LI soumises qui répondent aux exigences de cette première étape passent ensuite à la seconde étape : soumission d’une proposition complète. La soumission d’une proposition complète est très similaire à l’ancien processus et doit inclure le protocole de l’étude, le modèle de formulaire de consentement éclairé, le budget complet de l’étude, une liste détaillée des demandes adressées au Réseau et d’autres documents d’accompagnement.

Première étape – Inscription - Lettre d'intention (LI)

  • Les LI doivent être soumises par l’investigateur principal ou le commanditaire. Toutefois, chaque étude doit compter un investigateur canadien affilié au Réseau.
  • Une fois complétée, la soumission de LI doit être envoyée par courriel en pièce jointe à l’adresse : submissions@hivnet.ubc.ca.
  • Pour toute question, communiquer avec le Réseau, au numéro 1-800-661-4664 /604-806-8379 ou par courriel, à l’adresse submissions@hivnet.ubc.ca.
  • Les soumissions de LI doivent être envoyées au Réseau conformément aux échéances stipulées dans la trousse à cet effet (voir Annexe A) et doivent inclure la liste de vérification et le formulaire qui se trouvent aux Annexes B et C.

Deuxième étape - Soumission d'une proposition complète

Les candidats qui franchissent avec succès l’étape 1 de la soumission (LI) seront invités à soumettre un protocole complet au Réseau. Le Réseau accepte deux types de propositions :

  1. Les études indépendantes qui ont déjà été révisées par des pairs et approuvées par les IRSC, les NIH ou l’ANRS ne requièrent pas d’examen par le CÉS. La révision par le Comité consultatif auprès de la communauté (CCC) est toujours requise. Les demandes doivent être accompagnées des commentaires des réviseurs.
  2. Les études émanant d’une équipe des IRSC ou les projets bénéficiant de subventions versées par des fondations doivent se soumettre à l’examen du CÉS et du CCC.

Processus de vérification

  1. Chaque proposition finale soumise au Réseau fait l’objet d’un examen par les pairs, effectué par le Comité d’évaluation scientifique (CÉS) et le Comité consultatif auprès de la communauté (CCC), qui sont tous deux liés par un accord de confidentialité.
  2. Les protocoles qui obtiennent un score du CÉS de 3,5 ou plus et pour lesquels le CCC recommande ou exige des modifications sont soumis au Comité de direction (CD) pour approbation.
  3. Les protocoles qui obtiennent un score du CÉS inférieurs à 3,5 reçoivent les commentaires des examinateurs et les modifications recommandées ou exigées par le CCC. Tout nouvel élément d’information ou tout changement suite à une recommandation doit être soumis conformément à la question 3 de l’Annexe C de la trousse pour la soumission des demandes.
  4. Les études approuvées par le Comité de direction sont évaluées par le Comité du financement pour l’allocation des ressources.
  5. Les études débuteront selon le calendrier de soumission du Réseau – Annexe A de la trousse pour la soumission des demandes.

Une proposition préfinale est soumise par l’investigateur lorsqu’il souhaite recevoir les commentaires officiels du Réseau avant de la proposer à une agence subventionnaire ou à un Comité d’éthique de la recherche (CÉR). Le Réseau transmet les recommandations/commentaires du CCC et du CÉS pour les demandes préfinales afin d’améliorer les chances d’obtenir le financement demandé aux IRSC ou autres instances subventionnaires.

Une proposition préfinale doit contenir (en copie électronique):

  • Formulaire de demande du Réseau dûment complété sous forme de LI
  • Ébauche du protocole dans un format conforme pour la soumission à une agence subventionnaire ou à un CÉR
  • Ébauche du formulaire de consentement (consulter le modèle de formulaire de consentement éclairé du Réseau)

La soumission d’une proposition finale doit inclure (en copie électronique):

  • Copies complétées et signées du formulaire de confirmation de participation des investigateurs des sites du Réseau incluses dans le formulaire de demande (un formulaire par site).
  • Un feuillet de renseignements détaillé et/ou le formulaire de consentement éclairé des participants
  • Un budget détaillé (s’il n’a pas déjà été soumis)
  • Tout autre renseignement jugé pertinent pour appuyer la demande (sous forme électronique)

 

Plan du processus de soumission et de révision des études du Réseau

LoiProcess2

Télécharger la Trousse 2016 pour la soumission d’une demande de subvention

(en anglais seulement)

Téléchargement Word

Les demandes doivent être envoyées par courriel en pièces jointes à l’adresse: submissions@hivnet.ubc.ca.

Pour toute question, communiquer avec le Réseau, au numéro 1-800-661-4664, ou par courriel, à l’adresse submissions@hivnet.ubc.ca

Date des concours du printemps 2017

Date limite pour les lettres d’intention
Le 12 juin, 2017

Avis concernant les LI jugées admissibles en vue de propositions complètes
Le 28 juin, 2017

Date limite pour la soumission d’une proposition complète
Le 2 octobre, 2017

Notification des décisions du Réseau
Le 15 décembre, 2017

Date des concours de l’automne 2017

Date limite pour les lettres d’intention
Le 18 septembre 2017

Avis concernant les LI jugées admissibles en vue de propositions complètes
Le 4 octobre 2017

Date limite pour la soumission d’une proposition complète
Le 19 mars 2018

Notification des décisions du Réseau
Le 31 mai 2018

Dates du concours pour les études pilotes 2017

Le candidat doit communiquer avec les responsables des équipes spécialisées pour leur indiquer leur intention de soumettre une étude pilote 30 jours avant :
Le 7 août 2017 “NOUVEAU”

Date limite pour le formulaire d’une page sur le concept du projet pilote :
Le 5 septembre 2017

Soumission des projets pilotes complets au Réseau :
Le 29 septembre 2017

Possibilité d’élaboration avec les équipes spécialisées/services du Réseau (à la réunion de l’automne 2017 du Réseau à Toronto) :
Le 8 novembre 2017 “NOUVEAU”

Date pour la soumission de la demande complète :
Le 29 novembre 2017

Dévoilement des projets pilotes subventionnés :
Décembre 2017/janvier 2018 (date à préciser)

Modèles de protocoles du Réseau (décembre 2014)

Ces modèles ont été créés pour faciliter la création des protocoles d’études, qu’il s’agisse d’études interventionnelles ou non interventionnelles (observationnelles). Les modèles incluent des explications et des exemples détaillés sur la façon d’exprimer le plus grand nombre de situations possible.

Protocole interventionnel 

(en anglais seulement)

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Protocole non interventionnel

(en anglais seulement)

téléchargement PDF     téléchargement Word

Modèle de consentement éclairé

téléchargement Word

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